Globale Dienstenomschrijving

Optreden als overall Ticketing Manager namens organisatie/opdrachtgever

Betrokken zijn bij de eerste meetings over een te geven evenement, waarbij locaties definitief worden bepaald.

Adviserende en bemiddelende rol bij de onderhandelingen en opstellen van contract(en) met de ticketingpartij(en) welke de tickets moet gaan verkopen.

Wij hebben op ons kantoor de volledige software systemen draaien van o.a. Ticketmaster, Paylogic, Ticketscript en Eventim waarin wij dus zelf 24/7 het volledige beheer kunnen uitvoeren van alle ticketverkoop voor de shows/wedstrijden van onze opdrachtgever.

Het bezoeken van de evenementlocatie met de veiligheidscoördinator en de capaciteit en verdeling per in-/uitgang bepalen plus de eventueel noodzakelijke aanpassingen aan de locatie in kaart brengen.

Het maken van een kloppende (zaal)plattegrond, nauwkeurig tot op vak en stoelniveau.

Bepalen van de rangverdeling/ticketprijzen en zorgen voor omzetprognoses bij verschillende rangverdelingen. Hieruit kan een keus gemaakt worden welke rangverdeling/kaartprijzen noodzakelijk en marktconform zijn om een gezonde omzet te kunnen bereiken.

Bouwen van de gedetailleerde plattegronden in de systemen van de ticketingpartij(en) in samenwerking met hen.

Start verkoopdatum bepalen en zorgen dat ook op dat moment de beschikbare marketingtools van de ticketingpartij(en) worden benut om de verkoop te stimuleren en dit gedurende de verkoop te blijven doen in overleg met organisatie/opdrachtgever.

Het coördineren en plaatsen van interne blokkades en reserveringen op verzoek van organisatie/opdrachtgever ten behoeve van de artiesten, sporters, bonden, productie, marketingcampagnes, prijsvragen. Ook het printen en versturen van deze kaarten alsmede het verwerken van vrijkaarten horen hierbij.

Zorgen voor de aanname, facturering en verwerking van alle groepsreserveringen vanaf x tickets en zo ook de ‘zwarthandel’ zoveel mogelijk tegen te gaan door deze klanten te checken aan de hand van de ‘blacklist’. Tevens zijn aanvragen vanaf x personen meestal B2B klanten die graag een factuur willen ontvangen wat via de meeste ticketinpartij(en) niet gebruikelijk/mogelijk is. Het klantcontact kan lopen via email en een speciaal telefoonnummer.

Ook het opzetten van een verkooptraject met VIP en/of hotelarrangementen behoort tot de mogelijkheden. Hiervoor worden aparte capaciteitsberekeningen gemaakt en de daarbij behorende omzetprognoses en stoelenplannen. Het klantcontact via email en een speciaal telefoonnummer, de aanname, facturering en verzending van de VIP en/of hotelarrangementen kunnen wij ook voor u verzorgen.

Het aanmelden/aanmaken van (kortings)acties in het ticketingsysteem ten behoeve van marketingcampagnes of sponsordeals.

Zorgen voor duidelijke rapportages waarin de verkopen duidelijk zichtbaar zijn en de actuele bruto/netto omzet in kaart wordt gebracht. Deze rapportages kunnen geleverd worden op elk gewenst moment of met een vooraf bepaalde frequentie. (vaste dagen o.i.d.)
Op basis van deze rapportages kunnen ook de resultaten van diverse marketing campagnes duidelijk in kaart worden gebracht.

Met de ticketingpartij(en) ruim voor het evenement een bezoek brengen aan de locatie om een werkschema op te stellen en de benodigdheden te bepalen m.b.t. de kassa’s op locatie en het scannen bij de toegangspoorten.

Als het gaat om terugkerende evenementen kunnen we ook een analyse maken van de voorgaande editie(s) en zo bepalen of er misschien een gemiddeld percentage ‘no show’ is bij het publiek en besluiten om extra kaarten in verkoop te zetten en zo extra omzet te
creëren (dit kan alleen als er voldoende gegevens aanwezig zijn van de voorgaande edities).

Het volledig faciliteren en beheren van alle gastenlijsten voorafgaand en op locatie.

Wij kunnen ook de volledige crewaccreditatie oppakken indien gewenst. Hiervoor kunnen we ook in-house of op locatie pvc-pasjes (creditcardformaat) printen. Dit kan full-colour, enkelzijdig, dubbelzijdig, met of zonder pasfoto en/of personalisatie erop. Hierbij is zeer veel mogelijk.

Vanaf een aantal dagen voor aanvang aanwezig zijn op de locatie en dan eventuele wijzigingen in zichtlijnen (door de bouw van podium en dergelijke) in kaart brengen om zo een plan op te stellen voor mogelijke omplaceringen.

Het coördineren van eventuele last minute ‘vulacties’ van plaatsen die niet verkocht zijn of vrijkomen door het verruimen van zichtlijnen om er zo voor te zorgen dat de locatie altijd volledig gevuld is tijdens de shows/wedstrijden. (Dit kan van groot belang zijn bij DVD/TV opnames)

Het coördineren van de aanleg van de infrastructuur voor het scannen bij de toegangspoorten en het testen hiervan met de ticketingpartij(en) uiterlijk 1 dag voor de eerste show/wedstrijd.

Zorg dragen voor de last minute aanvragen m.b.t. tickets en VIP arrangementen op en rond de show- /wedstrijddagen.

Het opvangen van het scan- en kassapersoneel op de show-/wedstrijddagen en deze instrueren en bij de juiste locaties neerzetten.

Vanaf het moment ‘opening deuren’ in nauw contact staan met hoofd veiligheid/stewards en hoofd productie om alle problemen op te pakken die betrekking hebben op de toegangspoorten, scannen, kassa’s en bezoekers.

Het doorgeven van standen op gezette tijden, hoeveel bezoekers er in de locatie zijn. Dit is van zeer groot belang voor zowel de veiligheidscoördinator (in geval van calamiteiten) als organisatie (voor het bepalen van aanvang show/wedstrijd).

Van aanvang show/wedstrijd tot einde uitloop publiek het oppakken en oplossen van eventuele problemen bij bezoekers die ticket/placering gerelateerd zijn.

Tijdens veiligheidsoverleg na de show/wedstrijd aangeven of en wat voor problemen zich hebben voorgedaan m.b.t. toegangspoorten, scannen, kassa’s, bezoekers om dit eventueel de volgende show/wedstrijddagen anders aan te pakken.

Na afloop van het evenement een eindafrekening maken. Hierin zal de volledige omzet sluitend zijn met het aantal tickets dat is uitgegeven per show/wedstrijd.

Tijdens het gehele traject is de hoofdtaak het aansturen, controleren en bewaken van één van de belangrijkste inkomstenbronnen van een evenement. Hierin is de vertrouwensband met de opdrachtgever en de precisie in het uitvoeren van de werkzaamheden van het allergrootste belang.